Методи за усъвършенстване на презентационни умения

Методи за усъвършенстване на презентационни умения

Ас. Даниела Николаева Илиева-Колева

Methods for Perfecting Presentation Skills

Assistant Prof. Daniela Nikolaeva Ilieva-Koleva

 

Резюме

Настоящата статия има за цел да представи кратък анализ на презентационните умения, основни характеристики и предимства. Ефективността на съвременните мениджъри изисква, от една страна, да се подчиняват на съвременните глобални тенденции, следвайки развитието на новите информационни и комуникационни технологии, а от друга страна, да не забравят прякото общуване и директния контакт със служителите си и останалите публики, както и че една от най-важните техни функции е да мотивират своите подчинени – да се изправят пред тях, за да ги информират, убеждават, вдъхновяват, да бъдат пример за подражание и др. Това от своя страна изисква наличие на презентационни умения, които могат да се нарекат критични за успеха на всеки един мениджър и лидер в модерната епоха.

Авторът предлага два метода за усъвършенстване на презентационни умения, приложими при структурирането на презентацията, както и при представянето на презентацията пред публика.

Ключови думи: управление на комуникациите, бизнес комуникации, презентации, презентационни умения, усъвършенстване на презентационни умения

 

Презентационните умения се характеризират като „меки“, интерперсонални умения, които подпомагат съвместната дейност, и най-общо могат да бъдат отнесени към социалните умения. Те се използват ежедневно в работата на индивидите и са повлияни от собствените вярвания, отношения, тяхното поведение, и подлежат на развитие и усъвършенстване. Според М. Малетова, те се формират интегрирано и включват определен спектър умения като организаторски, комуникативни, проектантски, прогностични, умение да се анализира и да се работи в екип и др. В контекста на комуникативната дейност, това са социални умения, включващи умения за ефективна комуникация, и отнасящи се до саморегулиране на дейността[1]. Ролята им може да се разгледа в контекста на по-добра и по-ефективна комуникация, усъвършенстване културата на компанията и мотивиране на работниците и служителите и повишаване на конкурентоспособността.

1. Роля на презентационните умения на мениджъри

1.1. По-добра и ефективна комуникация

А. Гроув, в книгата си „Високоефективен мениджмънт“[3] споделя, че отделя време и се явява като първи лектор в серия от презентации във връзка с програма за професионалната ориентация на сътрудниците си. За него е от голяма важност да презентира пред служителите на компанията си. По този начин, обяснява той, висшето ръководство излага пред сътрудниците на компанията нейните цели, задачи, история, системата на ръководство, и нейните основни съставни части. Така естествено се предава информацията, като същевременно той се явява пример за подражание, не само в значението, което се отделя на обучението, но и как реагира на въпросите и на репликите, как си представя на практика някои от основните ценности на фирмата. Характерът на задаваните въпроси, на свой ред, дава възможност на голямата част от работниците да почувстват грижата и равнището на разбиране. Той утвърждава, че стилът на ефективно ръководство се характеризира с двустранна комуникация и поддръжка, и е основан на взаимни убеждения.[4]

1.2. Усъвършенстване културата на компанията и мотивиране на работниците и служителите

Едгар Шейн[5], заявява, че „лидерството изисква не само разбиране за динамиката на културата, но притежаване на мотивация и умение за вмешателство в културния процес на собствената организация“. Той счита, че лидерът е длъжен да притежава способността да индуцира когнитивно преразглеждане, формулирайки ново виждане и концепция и убеждавайки организацията в правотата си, като е длъжен да умее да осветли, проанализира и измени част от базовите представи на групата. Безспорно, това изисква той да бъде добър презентатор.

Според Шейн, парадоксът на изменението на културата се състои в това, че лидерът трябва да умее не само да проявява инициатива, но и да слуша, да заинтересува емоционално групата сама да постига дилемите на своята култура, и също така, да не оставя настрана от процесите на обучение и изменение. Той трябва да изработи мотивация към промяна, тъй като той е отговорен за изпълнението на мисията на компанията. При определението в широк смисъл на културата, Шейн набляга на човешките сили и способности – знания, умения, навици, равнище на интелект, нравствено и естетическо развитие, мироглед, способи и форми за общуване с хората. Той смята, че по-пълно пронизаната от връзки организация с открити канали на комуникация във всяко направление ще бъде по-добра от останалите.

Уменията, стилът и стратегията на мениджърите и лидерите са в основата на Модела 7-s на МакКинзи.[6] Според него, в дългосрочен период успешната промяна на фирмената култура е тясно свързана с тяхното усъвършенстване[7]. Така, развитието и усъвършенстването на презентационните умения, се превръща във важна съставна част от мениджърските и лидерските умения, и може да допринесе за успешна промяна на културата на компанията.

1.3. Повишаване на конкурентоспособността

Във връзка с рамката на конкурентните ценности, Камерън и Куин[8] идентифицират индивидуални мениджърски умения и компетенции, които са решаващи за ефективно мениджърско усъвършенстване и развитие. Според авторите е необходимо да се направи профил на мениджърските умения, който да се използва, за да се идентифицира кои техни умения и компетенции трябва да се развият или усъвършенстват във връзка с подобряването на фирмената култура. Така този процес може да допринесе за персонално израстване и усъвършенстване и да подпомогне мениджмънта в неговите усилия за повишаване на конкурентоспособността.[9]

  1. Презентационни умения – същност и структура

Уменията за убеждаване, излагайки факти и аргументи, известни днес като презентационни умения, не са открити от съвременния дигитален свят. Убеждаването  носи началото си от далечни времена, когато древните гърци са развили тези умения за политически и индивидуален успех, посредством дисциплината „реторика“.[10]

В последните десетилетия, и особено с дигитализацията на икономическите и обществени процеси, настъпиха значителни промени в средствата и инструментариума, който се използва за презентиране, и по този начин се разшири значително обхватът на презентационните умения. За да не попадне презентаторът в клопката на прекаленото използване на някои от тези инструменти и тяхното фаворизиране, е необходимо да бъде изградена стройна система от ключови, общовалидни презентационни умения, както и да се търсят пътища за тяхното усъвършенстване.

Представените по-долу методи и техники за усъвършенстване на презентационни умения са представени в контекста на индивидуалния подход.

На всеки от етапите от процеса на усъвършенстване на презентационни умения се използват специфични методи и техники, в зависимост от тяхната насоченост, предимства и недостатъци. Анализът по-долу има за цел да изведе критерии за приложимост на всеки от методите в ситуация на дефицит от умения и да даде база за разработване на практически предписание за това.

  1. Методи за усъвършенстване на презентационни умения

Системата 4 МАТ

Същност

Системата 4МАТ произтича от изследване на стиловете учене, проведено от Бърнис Макарти. Тя забелязала, че когато преподава на децата в училище, те учат по различни начини. По-конкретно, учат, като задават специфични въпроси. Първоначалната работа на Бърнис Макарти е през 70-те години на ХХ век. Тя е свързана с психологическите типове на Юнг[11] и се появява отново в стиловете на учене на Калб[12], както и в работата на Хъни и Мъмфорд[13]. Макарти осъзнава, че повечето от материала, който се дава на децата в училище, попада само в един от тези въпроси: Какво? – факти, информация, данни. През по-голямата част на формалното обучение се предоставя информация за нещата, за хората, за света. Формалното образование се концентрира върху категорията Какво? Това дава добър резултат при децата, които имат този стил на учене. Но не толкова добър за децата в другите три категории.

Първият план на Бърнис Макарти е да открие стила на учене на всяко дете, когато започва училище, след което да обособи четири потока, така че на всяко дете да се преподава в предпочитания от него стил.

  • На децата от категорията „защо“ се дават много причини и обяснения.
  • На децата от категорията „какво“ се дават много данни и информация.
  • Децата на категорията „как“ учат с практика, с пряк опит, те правят нещата.
  • Децата от категорията „какво, ако“ имат по-скоро откривателски стил на учене, с групови дискусии.

В бизнеса всяка еднородна група, като например мениджъри, служители по продажби, счетоводители, учени, спортисти и други, се числи към една конкретна категория според стила на учене. Цели култури следват определен стил, възприемайки информационни послания. Например, ако се прави обучение или презентация пред немска публика, очакването е, че те ще искат да натрупат огромна маса данни и няма да са доволни, докато не ги получат. Специфичният стил на учене на дадена група е определящ фактор за необходимите умения на комуникатора.

Ако приемем, че презентаторът е и обучител, той трябва да бъде подготвен, че по време на презентация или обучение в публиката ще присъстват хора и от четирите категории. Ако презентацията започне с представяне на всички много „какво“, скоро ще се установи, че хората на „защо“ не асимилират информацията, защото нямат причина да го правят. Ако не им се даде причина, може да останат в очакване по време на цялата презентация.

Всеки един човек от публиката ще си задава един от тези въпроси, и това е причината всеки презентатор да иска да помисли върху отговорите им при подготовката на своето презентиране. Като структурира презентацията си по такъв начин, че да може да отговаря и на четирите въпроса, презентиращият ще може да задоволи всички очаквания в групата. Ключовият въпрос от предварителния етап на подготовка на една успешна презентация е: „Каква структура да използва, така че да отговори на четирите въпроса преди да бъдат зададени.“[14]

Предимства и недостатъци на системата 4МАТ

Предимствата на системата 4 МАТ се изразяват в това, че тя подпомага систематизацията на презентацията и оформянето на съдържанието и структурата на презентацията. Тази система намира приложимост като метод за усъвършенстване на пет от десетте емпирично проверени ключови презентационни умения.

Недостатъците на 4 МАТ произтичат от това, че системата сама по себе си не е достатъчна за усъвършенстване на всичките аспекти от презентационните умения и не може да бъде използвана като единствен метод за усъвършенстване.

Уравновесена физиология 

Хората постоянно общуват посредством своята физиология. Необходимо е да се знае какво е безсловесното послание, което презентиращият изпраща на своята аудитория. Ако човек не е уравновесен, ако е наклонен на една страна или приведен, позата може да е в противоречие с думите, които се изричат. В изведените в края на първа глава ключови презентационни умения може да се види, че невербалното поведение на презентиращия е с особена важност и това е умения, към чието усъвършенстване трябва да се стреми всеки презентатор.

Същност

Уравновесената и симетрична поза се нарича „уравновесена физиология”. Тя внушава сила и стабилност, делови подход, демонстрирайки: „Ето така стоят нещата. Такива са фактите.”

Често срещани са презентатори с крайно объркващ стил на поведение. Те крачат нагоре-надолу, имат нервни тикове, подрънкват с монети в джобовете, използват странни жестове. Вероятно говорят озадачаващо и неразбираемо или пък изнервят публиката. Често, когато се случи така, аудиторията дори не обръща внимание на съдържанието на изказването и в крайна сметка се получава объркана или изопачена представа за думите. Ако интонацията или езикът на тялото не са в унисон със самата презентация, тогава посланието едва ли ще бъде чуто.

Когато за пръв път изнасят презентация или провеждат обучение, хората често се чудят къде да поставят ръцете си. Ръцете сякаш имат собствено съществуване и разсейват както презентатора, така и публиката.

Петте невербални модела на комуникация на Вирджиния Сатир[15] дават отговори на тези и други въпроси, свързани с невербалното общуване. Те представляват конкретни пози и жестове, в които участва цялото тяло, включително ръцете.

Първоначално Сатир описва четири нефункционални начина, по които общуват хората. Петата категория, Уравновесен, е добавена по-късно.

Всяка категория има своите културни асоциации, затова възприемането на конкретна физиология предизвиква не само определено състояние у човека, но и създава определено състояние на публиката.

Във таблицата по-долу са дадени кратки описания на тези модели за невербално общуване:

Табл. 2.3. Модели на Вирджиния Сатир за невербално общуване[16]

Модел за невербално общуване Физиология Невербална комуникация Приложение
Уравновесен(The Leveller) Симетрична физиология: изпънати, движещи се ръце с обърнати надолу длани, които се спускат и разтварят;„Ето така стоят нещата”,„Това е вярното”. Тежестта на тялото е балансирана, ръцете са хоризонтални, обърнати с дланите надолу и се движат симетрично от средата на гърдите надолу и навън. Гласът има низходяща интонация, речта се забавя с движението. Подхожда авторитетно и успокоява хората, прави пауза в края на изречението. Ако презентиращият цели да създаде впечатление за уравновесеност, може да се „въплъти“ в този модел за невербално общуване.
Успокоителен(The Placater) Симетрична отворена физиология, дланите са обърнати нагоре и се движат нагоре;„Помогни ми”,„Аз съм отворен”,„Искам да ти доставя удоволствие”,

„Слушам те и съм съгласен”,

Моля, помогнете ми. Искам да постъпя правилно.”

Дланите са обърнати нагоре в открит жест, ръцете се издигат нагоре, а главата е съвсем леко наклонена. Внушава откритост и уязвимост, съгласява се с всичко, говори предразполагащо и винаги се опитва да се хареса на всички. Обикновено с ниско самочувствие и изживява живота си, разчитайки на одобрението на другите. Има ситуации по време на презентация, в които презентиращият може да цели умишлено да се „въплъти“ в роля на успокоителна физиология. Тази физиология може да се използва с цел създаване на по-добра връзка с публиката и намиране на общи параметри.
Обвиняващ(The Blamer) Асиметричен: накланя се напред и сочи с пръст;„Ти си виновен”,„Заради теб се случи”,„Аз съм шефът тук. Става каквото кажа.” Приведен напред с вдигнати ръце и обвинително изпънат пръст. Изхожда от позиция на превъзходство и целта е да се налага и да изтъква, че всички останали грешат.Обвиняващия вдъхва живот в презентацията като повишава нивото на енергията.Ефективна, но необичайна, употреба на тази поза е да се вдъхнат сили на определен човек: посочвайки го с пръст заявява „Ти можеш да го направиш”. Този тип физиология може да се използва с цел да се утвърди дадена част от презентацията като изключително важна или да се породи нарочна конфронтация с цел повишаване интереса към презентацията.
Пресметлив(The Computer) Асиметричен: ръката докосва брадичката или ръцете са свити, поза „Великият мислител”, поведение на академичен лектор;„Аз съм авторитетът”,„Аз съм разумен, логичен, мислещ”,„Такива са фактите”,

„Аз размишлявам, мисля за онова, което казахте”

По-замислен и пасивен, много разумен и не издава чувствата си. Едната ръка е свита пред гърдите, а с другата е подпряна брадичката в позата на мислител. Гласът е монотонен, думите абстрактни. Пресметливия е педагог, колежански преподавател, безпристрастен учен – хладнокръвен, спокоен и овладян. Този тип невербално поведение може да се използва с цел повишаване авторитета на презентиращият, както и с цел повишаване на научната тежест на самата презентация.
Отвличащ(The Distracter) Асиметрична физиология: скован, недодялан, противоречив;„Не знам”,„Вината не е моя”,„Искам да кажа… какво очакваш да направя по въпроса? Нали ме разбираш?” В пълна асиметрия, гръбнакът е извит, а ръцете са разперени под различен ъгъл. Всяка асиметрична поза разсейва. Тя е съпътствана от променлива интонация – ту висока, ту ниска, ту бърза, ту бавна. Понякога гласът е плътен и искрен, друг път задъхан  и очарователен. Често си служи с думите заради самите думи – смисълът няма значение. В присъствие на отвличащия човек трудно се ориентира – нищо не насочва към същината. Умишленото използване на този тип физиология би могло да бъде с цел разсейване на публиката преди обявяването на значима информация.

 

Предимствата на този модел могат да се търсят в доказания опит на авторката Вирджиния Сатир като психотерапевт, специалист по семейна терапия, както и основоположник на моделите за невербално общуване. Вирджиния Сатир е академично признат автор и нейните пет модела за невербална комуникация са приложими във всички аспекти на публичната изява.

Недостатъците на модела могат да се търсят в скептичното отношение на някои автори по отношение на важността на невербалната комуникация.

 

  1. Заключение

Динамичната бизнес среда и постоянното развитие на съвременните технологии принуждават мениджърите и лидерите да променят и усъвършенстват постоянно личните си умения и компетенции, за да бъдат конкурентноспособни на настъпващите промени. Това от своя страна налага да се постави акцент върху ключовите презентационни умения, които трябва да притежава успешния мениджър и лидер.

Притежаването на ключови презентационни умения не винаги е заложено в природата на личността, но може да бъде развито с усилия в определена насока. Уменията за общуване и въздействие са едни от най-важните фактори за успех в съвременния бизнес свят. Способността за интригуващо представяне на продукти и услуги, за водене на бизнес преговори и светски разговори, за изнасяне на публични презентации, както и уменията за успешно представяне на себе си в интервю за работа, са от огромно значение за нашия успех в обществото и в професионалните среди.

Най-общо казано презентационните умения са умения да представяш себе си, за да успееш да предадеш определена идея или знания по най-ефективния начин на публиката. Смисълът на всяка една презентация се изразява в това, слушателите да разберат и запомнят това, което им се съобщава чрез този специфичен вид комуникиране. Изискванията към комуникатора- презентатор са многобройни – да спечели публиката, да задържи нейното внимание, да прояви емоционална интелигентност, овладявайки емоциите си и разпознавайки и управлявайки емоциите на публиката си. Разработването на методика за усъвършенстване на презентационните умения се налага във връзка със справянето с предизвикателствата пред съвременния мениджър и изискванията към него да бъде успешен презентатор.

 

Библиография

  1. Питърс, Т., Р. Уотърман, Към съвършенство във фирменото управление, изд. НИ, 1988
  2. Джеймс, Т., Шепард, Д., „Вълшебството на публичната изява“, НЛП България, 2010
  3. Малетова М. И., Е. Л. Пантюхина, Формирование профес­сиональных умений у студентов экономистов на занятиях по иностранному языку // Материалы и тезисы региональной науч.-практ. конф. Ижевск: УдГУ, 2010. – С. 51–55
  4. Гроув, А., Високоэффективный менеджмент, ИИД“Филинъ“, Москва, 1996
  5. Шейн, Е., Организационная культура и лидерство, Питер., с.319
  6. Камерон, Ким, Р. Э. Куин, Диагностика и изменение организационной культуры, Питер, Санкт Петербург, 2001
  7. Stringer, М., E. Toye, J. Rode and А. Blackwюell, Teaching Rhetorical Skills with a Tangible User Interface Computer Laboratory, University of Cambridge
  8. Silver, Harvey, Richard Strong and Matthew Perini, “Integrating learning styles and multiple intelligences”, September, 1997, http://www.ascd.org/publications/educational-leadership/sept97/vol55/num01/Integrating-Learning-Styles-and-Multiple-Intelligences.aspx
  9. Kolb, David, “Learning styles model and experiential learning theory (ELT)”, 2005, http://www.businessballs.com/kolblearningstyles.htm
  10. Mobbs, Richard, “Honey and Mumford learning styles”, December 2003, http://www.le.ac.uk/users/rjm1/etutor/resources/learningtheories/honeymumford.html

 

 

Контакти:

Даниела Николаева Илиева-Колева

Докторант към катедра „Управление“ УНСС, София

Email: Daniela_ilieva@mail.bg

[1] Малетова М. И., Е. Л. Пантюхина, Формирование профес­сиональных умений у студентов экономистов на занятиях по иностранному языку // Материалы и тезисы региональной науч.-практ. конф. Ижевск: УдГУ, 2010. – С. 51–55

[2] Източник: Собствено изображение

[3] Гроув, А., Високоэффективный менеджмент, ИИД“Филинъ“, Москва, 1996

[4] Пак там

[5] Шейн, Е., Организационная культура и лидерство, Питер., с.319

[6] цит. от Питърс, Т., Р. Уотърман, Към съвършенство във фирменото управление, изд. НИ, 1988

[7] пак там

[8] Камерон, Ким, Р. Э. Куин, Диагностика и изменение организационной культуры, Питер, Санкт Петербург, 2001

[9] Камерон, Ким, Р. Э. Куин, Диагностика и изменение организационной культуры, Питер, Санкт Петербург, 2001

[10] Stringer, М., E. Toye, J. Rode and А. Blackwюell, Teaching Rhetorical Skills with a Tangible User Interface Computer Laboratory, University of Cambridge

[11]Silver, Harvey, Richard Strong and Matthew Perini, “Integrating learning styles and multiple intelligences”, September, 1997, http://www.ascd.org/publications/educational-leadership/sept97/vol55/num01/Integrating-Learning-Styles-and-Multiple-Intelligences.aspx

[12]Kolb, David, “Learning styles model and experiential learning theory (ELT)”, 2005, http://www.businessballs.com/kolblearningstyles.htm

[13]Mobbs, Richard, “Honey and Mumford learning styles”, December 2003, http://www.le.ac.uk/users/rjm1/etutor/resources/learningtheories/honeymumford.html

[14] Джеймс, Т., Шепард, Д., „Вълшебството на публичната изява“, НЛП България, 2010

[15] Вирджиния Сатир (1916-1988) е един от примерите за подражание, изследвани от основателите на НЛП

[16] Пак там

Posted in Без категория