Как да се запази връзката с партньорите, клиентите и тези, на които предоставяме стоки или услуги, в сезона на отпуските, е важен въпрос за всяка организация.
Част от инструментите, които бихме могли да използваме са:
Автоматизирани средства за комуникация
Инвестицията в автоматизирани системи за електронна поща, чатботове или автоматизирани отговори, които могат да отговарят на често зададени въпроси или да предоставят информация за продуктите и услугите, са възможни за по-големи организации и са инвестиция, която следва да се направи своевременно, да бъде тествана и надеждна. Така би могъл да се осигури непрекъснат контакт с клиентите, дори когато няма налични членове на екипа.
Уведомителни съобщения до клиентите
Бих искала да знам, когато личният ми банкер или някой друг, на когото разчитам, излиза в обичаен или по-дълъг отпуск. Известието до клиентите, с което се съобщава за отсъствие и възможност за получаване на отговори от някой друг (номер на телефона или имейл адрес на друг служител, който може да помогне), е добре приет начин за алтернативно свързване с организацията.
Дефиниране на ясни срокове за отговор
Времето е най-ценната валута, а понякога дни или часове могат да бъдат решаващи за запазване на отношенията с клиента. Ако организацията има различни работни дни и часове по време на отпускарския сезон, това трябва да бъде уточнено ясно в съобщението до клиентите. Яснотата кога (реално) могат да очакват отговор от страна на организацията помага за установяване на реалистични очаквания и намалява евентуалното неудовлетворение.
Достъп до информация и възможност за самообслужване
Осигуряването на достъп до полезна информация и ресурси, които могат да решат въпроси или проблеми на клиентите, без да се налага да се свързват директно с членове на организацията, е полезно целогодишно. Стига организацията да може да си го позволи, това може да включва онлайн база от знания, често задавани въпроси, насоки за самообслужване или секция FAQ (Frequently Asked Questions).
Социални медии и сайтове
Активната поддръжка на сайта и на профилите в социалните медии, както и редовната актуализация на уебсайта с информация за продуктите, услугите и търсенето на организацията, са безценен инструмент през цялата година. А по време на сезона за почивка, още повече.
Изграждане на екип за спешни случаи
Ако е възможно, може да се създаде екип от служители, които могат да реагират на спешни ситуации или по въпроси, които изискват незабавно внимание. Разбира се, на база ясни инструкции и подготвеност как да постъпват в случай на необходимост.
В заключение, за да почиваме наистина, нека бъдем честни, коректни, навреме и на място в името на добрия имидж и успешната работа на организацията. Особено в сезона на отпуските.