Как да се запази връзката с партньорите, клиентите и тези, на които предоставяме стоки или услуги, в сезона на отпуските, е важен въпрос за всяка организация.

Част от инструментите, които бихме могли да използваме са:

Автоматизирани средства за комуникация

Инвестицията в автоматизирани системи за електронна поща, чатботове или автоматизирани отговори, които могат да отговарят на често зададени въпроси или да предоставят информация за продуктите и услугите, са възможни за по-големи организации и са инвестиция, която следва да се направи своевременно, да бъде тествана и надеждна. Така би могъл да се осигури непрекъснат контакт с клиентите, дори когато няма налични членове на екипа.

Уведомителни съобщения до клиентите

Бих искала да знам, когато личният ми банкер или някой друг, на когото разчитам, излиза в обичаен или по-дълъг отпуск. Известието до клиентите, с което се съобщава за отсъствие и възможност за получаване на отговори от някой друг (номер на телефона или имейл адрес на друг служител, който може да помогне), е добре приет начин за алтернативно свързване с организацията.

Дефиниране на ясни срокове за отговор

Времето е най-ценната валута, а понякога дни или часове могат да бъдат решаващи за запазване на отношенията с клиента. Ако организацията има различни работни дни и часове по време на отпускарския сезон, това трябва да бъде уточнено ясно в съобщението до клиентите. Яснотата кога (реално) могат да очакват отговор от страна на организацията помага за установяване на реалистични очаквания и намалява евентуалното неудовлетворение.

Достъп до информация и възможност за самообслужване

Осигуряването на достъп до полезна информация и ресурси, които могат да решат въпроси или проблеми на клиентите, без да се налага да се свързват директно с членове на организацията, е полезно целогодишно. Стига организацията да може да си го позволи, това може да включва онлайн база от знания, често задавани въпроси, насоки за самообслужване или секция FAQ (Frequently Asked Questions).

Социални медии и сайтове

Активната поддръжка на сайта и на профилите в социалните медии, както и редовната актуализация на уебсайта с информация за продуктите, услугите и търсенето на организацията, са безценен инструмент през цялата година. А по време на сезона за почивка, още повече.

Изграждане на екип за спешни случаи

Ако е възможно, може да се създаде екип от служители, които могат да реагират на спешни ситуации или по въпроси, които изискват незабавно внимание. Разбира се, на база ясни инструкции и подготвеност как да постъпват в случай на необходимост.

В заключение, за да почиваме наистина, нека бъдем честни, коректни, навреме и на място в името на добрия имидж и успешната работа на организацията. Особено в сезона на отпуските.

През есента на 2023 предстои ежегодния тиймбилдинг на Фондация „Право и Интернет“. Малък екип, предимно от нови хора, повечето млади (около 30-годишна възраст). През годините сме минали през разнообразие от дестинации, локации и интеракции – на море, в планината, на язовир, в спа хотел, в хотел тип хижа; посещавали сме пещери, местности, високи точки, правили сме походи, и винаги сме имали задължителен фокус върху хубава храна и напитки.

Сега, когато планирам поредния тиймбилдинг, използвах опцията “Обади се на приятел” и проверих чрез близки, познати и колеги актуалните места, модерните занимания и тренди полезностите. Социалните мрежи също помагат, защото от там виждам идеи или просто напомняне, че някой накъде наскоро е организирал подобно събитие. А няма нищо по-ценно от актуалната информация. Самата аз често съм канена като гост-лектор или обучител на тиймбилдинги на различни малки и големи организации и компании.

Разбира се, за нашия, както и за всеки тиймбилдинг, трябва да се съобразят много неща – екипът ни е малък (12-13 човека), работата ни е основно на бюро, но и свързана с немалко пътувания в чужбина, хората са принципно сплотени, но за някои  от тях този тиймбилдинг ще бъде първият с точно този екип. Избягваме предходни места, за да осигурим разнообразие. Избягваме състезателни дейности, тъй като биха били неприсъщи за нас.

Времето

Единственото ни възможно време, когато можем всички да се съберем (без отпуски и служебни пътувания) е в края на октомври. Морето веднага отпада като опция, поради сезона и многото километри. По-добре за хората е да пътуват по-кратко и да се насладят на избраното място за по-дълго. Рисковете с времето тогава, изискват да изберем място, което ще ни “спаси” от дъждовно или студено време.

НО какво ще правим и с какво ще запълним дните и вечерите е дори по-важно от дестинацията. Много често се поставя фокус върху храната и напитките, но според времето и бюджетът, може да се заложат дейности, водещи до полезности. Ако искам да привлека някой външен за организацията гост-лектор, трябва да го направя навреме. Календарите на заетите хора бързо се пълнят.

Сред изборите за дейности са:

• Icebraking дейности: кратки интерактивни упражнения или игри, които помагат на членовете на екипа да се опознаят, да разчупят леда и да създадат комфортна атмосфера;

• Активности за изграждане на доверие: дейности, насочени към изграждане на доверие и подобряване на междуличностните отношения в екипа. Примерите включват падане назад в ръцете на колегите на доверие, писти с препятствия със завързани очи или други игри за изграждане на екип, които изискват сътрудничество и разчитане на другите;

• Дейности за решаване на проблеми: упражнения, които насърчават работата в екип и сътрудничеството за решаване на сложни проблеми или предизвикателства. Те насърчават критичното мислене, вземането на решения и ефективните комуникационни умения в екипа;

• Комуникационни игри: игри, които имат за цел да подобрят вербалната и невербалната комуникация между членовете на екипа. Примерите включват играта на развален телефон, където съобщение се предава от един човек на друг, или дейности, които се фокусират върху активно слушане и ефективни комуникационни техники;

• Оценки на личността и силните страни: личностни тестове, като индикатора за типа на Майерс-Бригс (MBTI) или оценката DISC, могат да помогнат на членовете на екипа да придобият самосъзнание и да разберат взаимно силните страни, предпочитанията и стиловете на работа. В моите обучения използвам един специално разработен тест, който е много забавен за правене, всички с нетърпение очакват разчитането на резултатите, а знанието и разбирането от теста се прилагат дълго във времето във всяка област от живота;

• Работилници или ритрийти за изграждане на екип: такива събития предоставят специално време за членовете на екипа да участват в различни дейности, упражнения и дискусии за изграждане на екип. Семинарите могат да се фокусират върху конкретни аспекти като разрешаване на конфликти, развитие на лидерство или поставяне на цели. Точно на такъв тип семинари, невинаги е удачно лидерът/ ръководителят да присъства, защото има риск служителите да не могат да се отпуснат достатъчно в присъствието му/й;

• Приключенски дейности на открито: могат да са въжени трасета, отборни спортове или предизвикателства на открито, които изискват сътрудничество, решаване на проблеми и изграждане на доверие. Тези дейности често предоставят възможности на членовете на екипа да излязат от зоните си на комфорт и да се сближат в различна среда;

Преди да избера програма, си напомням непрестанно основните условия за успешен тиймбилдинг:

• Ангажираност и участие: всички членове на екипа трябва да бъдат ангажирани и активно да участват в заниманията. Ангажираността на участници ги прави по-склонни да се отпуснат, да се ангажират със задачите и да се включат в процеса на екипно сътрудничество.

• Ясни цели и целеви резултати: какво искаме да постигнем и как ще знаем дали сме го постигнали. В нашия случай искаме новите хора да се почувстват още повече част от екипа, искаме да създадем среда за споделяне и по-добро опознаване в неформална и различна среда.

• Лидерство и подкрепа: моята роля на лидер и фасилитатор, както и на човек, който да поеме ръководството на този процес и да осигури необходимата подкрепа, дава на хората ми усещане за грижа и внимание. Лидерът трябва да бъде добър комуникатор, да има умения за водене и да бъде способен да посрещне нуждите и предизвикателствата на екипа. НО, лидерът трябва да знае също кога да отсъства. Ако е планирано обучение или друг тип лекция за екипа, невинаги е удачно лидерът да присъства на нея, защото само така може да се осигури безопасна среда за споделяне между останалите участниците, а също и изграждане на екипни качества, за които лидерът е избрал да се работи.

• Открита комуникация: Отворената и ефективна комуникация е от съществено значение за всеки тийм билдинг. Всички членове на екипа трябва да се чувстват свободни да споделят мнения, идеи и предложения и да бъдат изслушани. Това помага за създаване на доверие, разбиране и сътрудничество.

• Последователност и системен подход: Тийм билдингът не е еднократна активност, а дългосрочен процес и инвестиция в хората от екипа за изграждане на доверие и екипно взаимодействие. За да се постигне и поддържа успешен екипен дух, различни тийм билдинг занимания трябва да бъдат планирани редовно и систематично през цялата година, а не само като еднократен акт на внимание към екипа. Неведнъж сме споделяли наши мини такива дейности – арт терапия рисуване с пръсти, рисуване върху керамични съдове, събирания с или без поводи, отразяване на годишнини и успехи.

Дали един тиймбилдинг е бил успешен, само времето може да покаже. Резултатите не са като оценка от тест с добър 4 или отличен 6. Трябва време. Всички търсим онези “аха” моменти, в които нещо клика и една група от хора се превръща в екип!

По-дълги дни, по-слънчево време – как да запазим работната мотивация през летния сезон

Дълги дни и къси нощи, слънчево време, пълен събитиен календар, изкушения и задължения – типичен юни.

Как да се справим с всичко това, особено когато сезонът на отпуските наближава? Мотивацията е това, което ни кара да се движим напред, по пътя, който сме избрали, към целите, които сме си поставили. Това изречение е важно, защото съдържа цялата отговорност на всеки един от нас – не само изборите, които правим, а и отговорността, която произлиза от тях.

Гледайки календара ми, наистина месец юни е изключително натоварен – семестърът в университета приключва, срещите по проекти и служебните пътувания се сгъстяват, преди юли и август да ни изпратят по почивки и ваканции, немалко компании искат обучения точно през юни, а програмата на децата прави всичко още по-натоварено – концерти, церемонии, посрещане, изпращане, лагери и съчетания.

През годините съм изградила една “система за справяне”, която включва следните елементи:

• Слагам всичко в календара на момента, в който възникне. Иначе съществува риск да забравя и да “потъне”;
• Планирам, оглеждам седмичния график, но се старая да живея “ден за ден”. Иначе се напрягам от многото неща, а времето и опитът са доказали, че и най-натоварените дни някак се разтоварват, а и най-спокойните дни могат да станат свръх натоварени;
• Преценявам поканите, които получавам. Да, много ми се иска на всичко да отида, нявсякъде да откликна, всяка конференция и парти да посетя, но осъзнавам, че енергията, с която разполагам, не е безкрайна и имам нужда от recharge – у дома, с децата и куче Ралф, чрез готварство, градинарство, филм, книги, на терасата със залеза, или просто в почивка и достатъчно сън. Дори и децата ми знаят, че ако мама не е добре, никой и нищо не е добре;
• Приоритизирам – от най-важното до най-маловажното. Тържествата на децата са нещото, което няма как да се повтори, така че винаги са с приоритет, но… случва се предварително поет ангажимент да затрудни участието ми в нещо толкова важно. Така например, поет преди 4 месеца ангажимент за 4-часово обучение, ще попречи да присъствам на тържеството по случай завършването на 4-ти клас на дъщеря ми. Училището обяви твърде късно точния час, а аз не мога да бъда на две места едновременно, независимо старанието и желанието ми;
• Търся и моля за помощ. Роднини, колеги, приятели – когато за каквото се налага. Например майка ми и сестра ми ще присъстват на пропуснатото тържество, а аз ще се справя с каквото трябва. На дъщеря ми (10.5г.) обяснявам честно и коректно цялата ситуация, както и цената на професионализма. Разбира се, ситуацията е изключение, затова и следващото ми правило: Не се самобичувам. Правя каквото трябва и каквото мога, стараейки се да го направя по най-добрия възможен начин и гледам позитивно на всяка ситуация;
• Доверявам се на личната ми статистика. А тя е, че по един или друг начин, винаги се справям;
• Приемам осъзнато изборите си. Нося отговорността за решенията ми, намирам смисъл и съм щастлива с всичко, което правя. Миг на неудовлетворение би трябвало да е сигнал за необходимост от промяна.

В заключение няколко думи за размисъл: избор, отговорност, щастие, баланс, удовлетворение, смисъл, радост, миг, благосъстояние.

Денят на детето се празнува от 1925 г. с решение на Световната конференция за благосъстояние на децата, проведена същата година в Женева, Швейцария.

С всяка изминала година запазването на правата на децата става все по-трудно, но тази статия е за правото да си дете и за търсенето на детето в самите нас.

Много проблеми, от всякакво естество, се „лекуват“ чрез детето в нас, чрез търсенето на онова невинно и безгрижно щастие, което сме изпитвали търкаляйки се по земята, смеейки се на „глупости“, правейки щуротии и може би мажейки се със сладолед или шоколад. Изкуство е да запазим детето в себе си, да притежаваме тази безценна жизнерадост и спонтанност, да сме тук и сега, в мига, на мига.

Почти няма възрастен, който да не си мечтае да бъде отново дете – да се радва на безгрижие, да няма отговорности, да преживява дните си в игри и забавления. Щастливи са тези, които успяват да запазят детето в себе си дори и като възрастни. Щастлива съм аз, когато моите или деца от обкръжението, ми позволят да се докосна до техния свят. Едно безценно преживяване, което навява спомени, носи радости, резонира с различните периоди на моето детство, кара ме да рефлектирам върху какво беше, какво е, и какво би могло да бъде.

Продължавам да се изумявам на услужливо късата им памет и естествения стремеж на децата да се фокусират върху конкретни детайли и ситуации, докато възрастните все мислим абстрактно и търсим разбиране чрез абстрактни понятия и идеи.

Впечатлявам се от детското въображение и креативност, от способността да мислят извън обичайните рамки и да създават нови идеи без ограничения.

Децата имат привилегията да живеят в настоящия момент и да се наслаждават на него. Ние, възрастните, често затрупани от стрес и отговорности, пропускаме мига, момента и насладата от живота.

Присъщата детска искреност и откровеност в комуникацията с другите, естествено води до по-добра връзка и разбирателство. Карат се, сдобряват се и игрите (делата) продължават.

И не на последно място – децата ни показват как да се забавляваме и да се насладим на живота без прекомерна сериозност. Само ако намерим време за игра и радост в своя собствен живот…

С позитивизъм и вяра, с оптимизъм, идеализъм и може би доза наивитет, ще пожелая на всички ни да почетем празника на детето като почетем детето в себе си!