Posts tagged: екип

Снимка: Shutterstock

Конфликтите са естествена част от човешкото взаимодействие — където има хора, работещи заедно, различните гледни точки, приоритети и комуникационни стилове неизбежно водят до търкания. В дигиталната работна среда тези напрежения се засилват поради дистанцията, технологичните бариери и липсата на невербални сигнали. Като бизнес лидер, разпознаването на конфликтите като нормални и разработването на стратегии за ефективното им разрешаване, може да превърне потенциални проблеми във възможности за растеж и иновации.

Разбиране на уникалността на конфликтите в дигиталните екипи

Конфликтите в дигиталните екипи често произтичат от източници, които не съществуват в традиционните офиси. Неразбирателства поради липсата на личен контакт, различни очаквания за време за отговор и културни различия в дигиталната комуникация могат да предизвикат напрежение. Във виртуалната среда, конфликти, които в офис биха се разрешили с кратък разговор, могат да се влошават, ако останат неадресирани в дигиталните канали.

Три типа конфликти в дигиталните екипи

1. Конфликти около задачи като например разногласия относно цели, процеси или разпределение на ресурси;
2. Личностни конфликти, породени от лична несъвместимост, липса на доверие или различни комуникационни стилове;
3. Процесуални конфликти – спорове за делегиране на задачи, срокове или вземане на решения.

Проучване на Harvard Business Review (2023) показва, че 44% от работещите от вкъщи изпитват неразрешени конфликти поради неясни комуникационни канали, а 31% посочват различията във часовите зони като основен източник на неразбирателства.

Нормализиране на конфликтите като част от дигиталната работна среда

Първата стъпка към ефективно управление на конфликти е приемането им като естествена и потенциално полезна част от работата в екип. Организациите, които нормализират здравословните конфликти, създават среда, където хората се чувстват удобно да водят трудни разговори, вместо да ги избягват.

Установяване на правила за конфликти

Ясните правила за допустимо поведение по време на конфликти са основата за здрави дискусии.

Например:

• Разрешено е да не се съгласявате, но не и да сте груби;
• Фокусирайте се върху проблема, а не върху личността.

Моделиране на конструктивно поведение

Лидерите оказват голямо влияние върху подхода на екипа към конфликтите. Демонстрацията на продуктивно разрешаване на конфликти може да бъде:

• Отделяте време за трудни дискусии по време на срещи;
• Признавате различните гледни точки и ги изследвате открито;
• Показвате признателност за разнообразието от мнения.

Практически комуникационни стратегии за разрешаване на конфликти

• Избор на подходящ комуникационен канал

Сложни или деликатни въпроси изискват видеоразговори, където израженията и тонът на гласа помагат за разбирането. За неутрални въпроси използвайте имейли или съобщения.

• Ясна и точна комуникация

Намалете риска от неразбирателства чрез:

• Използване на прост език без жаргон;
• Конкретни примери и контекст;
• Проверка на разбирането чрез отворени въпроси.

Проактивни стратегии за предотвратяване на конфликти

Дефиниране на очакванията за комуникация

Създайте ясни правила за:

• Използване на платформи (напр. Slack за бързи съобщения, имейл за официални заявки);
• Време за отговор (напр. 24 часа за неспешни имейли);
• Тон и стил на писмена комуникация.

Решаване на активни конфликти в дигитални екипи

Вмешателство навреме

„Адресирайте проблеми веднага, вместо да ги оставяте да се натрупват“, препоръчва Women’s Leadership Today. Ранната интервенция предотвратява ескалация.

Изграждане на доверие и психологическа сигурност

Според д-р Еми Едмъндсън психологическата сигурност е „убеждението, че няма да бъдете наказани за споделяне на идеи или признаване на грешки“. Лидерите могат да я подкрепят чрез:

• Признаване на собствени грешки;
• Покана за обратна връзка;
• Положителни реакции при притеснения на екипа.

Външен медиатор при необходимост

Ако конфликтът е твърде дълбок, външен медиатор може да предложи безпристрастна гледна точка.

В заключение, конфликтите са възможност за растеж

Управлявани правилно, конфликтите в дигиталните екипи могат да доведат до иновации и по-добри взаимоотношения. Нормализирайте конструктивните конфликти, използвайте ясна комуникация и действайте бързо, за да превърнете предизвикателствата в предимства.

През есента на 2023 предстои ежегодния тиймбилдинг на Фондация „Право и Интернет“. Малък екип, предимно от нови хора, повечето млади (около 30-годишна възраст). През годините сме минали през разнообразие от дестинации, локации и интеракции – на море, в планината, на язовир, в спа хотел, в хотел тип хижа; посещавали сме пещери, местности, високи точки, правили сме походи, и винаги сме имали задължителен фокус върху хубава храна и напитки.

Сега, когато планирам поредния тиймбилдинг, използвах опцията “Обади се на приятел” и проверих чрез близки, познати и колеги актуалните места, модерните занимания и тренди полезностите. Социалните мрежи също помагат, защото от там виждам идеи или просто напомняне, че някой накъде наскоро е организирал подобно събитие. А няма нищо по-ценно от актуалната информация. Самата аз често съм канена като гост-лектор или обучител на тиймбилдинги на различни малки и големи организации и компании.

Разбира се, за нашия, както и за всеки тиймбилдинг, трябва да се съобразят много неща – екипът ни е малък (12-13 човека), работата ни е основно на бюро, но и свързана с немалко пътувания в чужбина, хората са принципно сплотени, но за някои  от тях този тиймбилдинг ще бъде първият с точно този екип. Избягваме предходни места, за да осигурим разнообразие. Избягваме състезателни дейности, тъй като биха били неприсъщи за нас.

Времето

Единственото ни възможно време, когато можем всички да се съберем (без отпуски и служебни пътувания) е в края на октомври. Морето веднага отпада като опция, поради сезона и многото километри. По-добре за хората е да пътуват по-кратко и да се насладят на избраното място за по-дълго. Рисковете с времето тогава, изискват да изберем място, което ще ни “спаси” от дъждовно или студено време.

НО какво ще правим и с какво ще запълним дните и вечерите е дори по-важно от дестинацията. Много често се поставя фокус върху храната и напитките, но според времето и бюджетът, може да се заложат дейности, водещи до полезности. Ако искам да привлека някой външен за организацията гост-лектор, трябва да го направя навреме. Календарите на заетите хора бързо се пълнят.

Сред изборите за дейности са:

• Icebraking дейности: кратки интерактивни упражнения или игри, които помагат на членовете на екипа да се опознаят, да разчупят леда и да създадат комфортна атмосфера;

• Активности за изграждане на доверие: дейности, насочени към изграждане на доверие и подобряване на междуличностните отношения в екипа. Примерите включват падане назад в ръцете на колегите на доверие, писти с препятствия със завързани очи или други игри за изграждане на екип, които изискват сътрудничество и разчитане на другите;

• Дейности за решаване на проблеми: упражнения, които насърчават работата в екип и сътрудничеството за решаване на сложни проблеми или предизвикателства. Те насърчават критичното мислене, вземането на решения и ефективните комуникационни умения в екипа;

• Комуникационни игри: игри, които имат за цел да подобрят вербалната и невербалната комуникация между членовете на екипа. Примерите включват играта на развален телефон, където съобщение се предава от един човек на друг, или дейности, които се фокусират върху активно слушане и ефективни комуникационни техники;

• Оценки на личността и силните страни: личностни тестове, като индикатора за типа на Майерс-Бригс (MBTI) или оценката DISC, могат да помогнат на членовете на екипа да придобият самосъзнание и да разберат взаимно силните страни, предпочитанията и стиловете на работа. В моите обучения използвам един специално разработен тест, който е много забавен за правене, всички с нетърпение очакват разчитането на резултатите, а знанието и разбирането от теста се прилагат дълго във времето във всяка област от живота;

• Работилници или ритрийти за изграждане на екип: такива събития предоставят специално време за членовете на екипа да участват в различни дейности, упражнения и дискусии за изграждане на екип. Семинарите могат да се фокусират върху конкретни аспекти като разрешаване на конфликти, развитие на лидерство или поставяне на цели. Точно на такъв тип семинари, невинаги е удачно лидерът/ ръководителят да присъства, защото има риск служителите да не могат да се отпуснат достатъчно в присъствието му/й;

• Приключенски дейности на открито: могат да са въжени трасета, отборни спортове или предизвикателства на открито, които изискват сътрудничество, решаване на проблеми и изграждане на доверие. Тези дейности често предоставят възможности на членовете на екипа да излязат от зоните си на комфорт и да се сближат в различна среда;

Преди да избера програма, си напомням непрестанно основните условия за успешен тиймбилдинг:

• Ангажираност и участие: всички членове на екипа трябва да бъдат ангажирани и активно да участват в заниманията. Ангажираността на участници ги прави по-склонни да се отпуснат, да се ангажират със задачите и да се включат в процеса на екипно сътрудничество.

• Ясни цели и целеви резултати: какво искаме да постигнем и как ще знаем дали сме го постигнали. В нашия случай искаме новите хора да се почувстват още повече част от екипа, искаме да създадем среда за споделяне и по-добро опознаване в неформална и различна среда.

• Лидерство и подкрепа: моята роля на лидер и фасилитатор, както и на човек, който да поеме ръководството на този процес и да осигури необходимата подкрепа, дава на хората ми усещане за грижа и внимание. Лидерът трябва да бъде добър комуникатор, да има умения за водене и да бъде способен да посрещне нуждите и предизвикателствата на екипа. НО, лидерът трябва да знае също кога да отсъства. Ако е планирано обучение или друг тип лекция за екипа, невинаги е удачно лидерът да присъства на нея, защото само така може да се осигури безопасна среда за споделяне между останалите участниците, а също и изграждане на екипни качества, за които лидерът е избрал да се работи.

• Открита комуникация: Отворената и ефективна комуникация е от съществено значение за всеки тийм билдинг. Всички членове на екипа трябва да се чувстват свободни да споделят мнения, идеи и предложения и да бъдат изслушани. Това помага за създаване на доверие, разбиране и сътрудничество.

• Последователност и системен подход: Тийм билдингът не е еднократна активност, а дългосрочен процес и инвестиция в хората от екипа за изграждане на доверие и екипно взаимодействие. За да се постигне и поддържа успешен екипен дух, различни тийм билдинг занимания трябва да бъдат планирани редовно и систематично през цялата година, а не само като еднократен акт на внимание към екипа. Неведнъж сме споделяли наши мини такива дейности – арт терапия рисуване с пръсти, рисуване върху керамични съдове, събирания с или без поводи, отразяване на годишнини и успехи.

Дали един тиймбилдинг е бил успешен, само времето може да покаже. Резултатите не са като оценка от тест с добър 4 или отличен 6. Трябва време. Всички търсим онези “аха” моменти, в които нещо клика и една група от хора се превръща в екип!